Adressbuch
Das Adressbuch ist eine Anwendung zur Kontaktdatenverwaltung, die mit den anderen Anwendungen von
EGroupWare verknüpfbar ist.
Sie können
Kontakte exportieren oder
Kontakte importieren über verschiedene Formate, wie z.B. VCard und Ihre Kontaktdaten über SQL bzw. LDAP verwalten und sichern.
Adressbuch Startseite
- Kontakt suchen
bzw. auswählen: Es existieren 3 verschiedene Auswahlkriterien, die alle
3 verknüpfbar sind. Sobald Sie den [Suchen]-Button
anclicken/bestätigen, erscheint eine Liste der ausgewählten Adressen.
Mit den grünen Pfeilen können Sie die Liste vor- bzw. zurückblättern
bzw. mit dem doppelten Pfeil auf den Listen-Anfang oder das Listen-Ende
kommen.
- Links: Kategorie auswählen:
- alle = gesamtes Adressbuch
- Kategorie = (z.B. Kunde, Marketing-Abteilung, Vertriebsgebiet NRW ...)
- Es werden nur die Adressen aus der gewählten Kategorie angezeigt.
- Mitte: Kontakt suchen nach (Text / Personen-Daten):
- Hier kann man unspezifisch nach einem Text aus den Adressdaten
suchen, wie beispielsweise ein Name (z.B. Müller), eine Stadt (z.B.
Frankfurt) oder ein Teil einer Telefonnummer (z.B. +49 (631) 316).
Dabei werden alle!!! Felder aus dem Adressbuch untersucht und
angezeigt, wenn irgendwo der gewählte Text vorkommt.
- Achtung, funktioniert nur, wenn in der nächsten Auswahlzeile (alle) ausgewählt ist!!!
- Rechts: Filter auswählen: Auswahlfenster mit 3 Möglichkeiten:
- alle anzeigen: zeigt alle Adressen aus dem Adressbuch an
- nur eigene: zeigt nur Adressen an, die von Ihnen selbst erstellt wurden, d.h. bei denen Sie als Datensatz Eigentuemer oder erstellt von stehen.
- nur private: zeigt nur Ihre privaten Adressen an, d.h. Adressen, die als Zugriffsrecht mit privat gekennzeichnet sind und bei denen Sie selbst der Datensatz Eigentuemer sind.
- Auswahlzeile mit Buchstaben [A] - [Z] oder [alle]:
- Buchstabe [A] - [Z]: sucht unspezifisch nach dem Text des
ausgewählten Buchstaben, also z.B. bei [B] werden alle Kontakte
angezeigt, die in einem der Felder ein [B] enthalten.
- Achtung funktioniert nicht in Kombination mit dem Auswahlkriterium Kontakt suchen aus der Zeile oberhalb!
- [alle]: wenn Sie [alle] ausgewählt haben, können Sie mit dem Auswahlkriterium Kontakt suchen Adressen / Personen-Daten suchen!
- Adressbuch Liste: zeigt eine Tabelle der ausgewählten Adressen an,
alphabetisch nach [Name] sortiert. Bei einer alphabetischen Sortierung
von A - Z, werden "Leere Felder" in der Liste oben aufgeführt. Wenn Sie
eine andere Sortierung wünschen, z.B. nach dem [Firmenname], clicken
Sie einmal auf [Firmenname] für die alphabetische Sortierung A - Z,
oder zweimal für die umgekehrte Sortierung Z - A. Wenn in der Zeile
oben kein Auswahlkriterium angegeben wird, erscheint die Gesamtliste.
Die Auswahl der Felder, die in der Tabelle angezeigt werden, kann in
den Adressbuch Einstellungen festgelegt werden.
Am Ende der Tabelle befinden sich 3 verschieden Symbole und ein [] (leeres Kästchen), die zu den folgenden Anwendungen führen:
- Kontakt anzeigen:
- Kontakt editieren:
- Kontakt löschen:
-
- Wenn man dieses anclickt, erscheint in dem Kästchen ein [Haken] und die Adresse ist ausgewählt.
- Man kann verschieden Adressen nacheinander markieren (abhaken) und dann z.B. für alle ausgewählten Daten die Kontakt löschen oder Kontakte exportieren ...
- Kästchen (Löschen) rechts unterhalb der Adressbuch Liste: Alle mit Kontakt markieren ausgewählten Daten werden gelöscht - es erfolgt die gleiche Abfrage wie bei Kontakt löschen.
- Balken mit 5 Feldern / Kästchen unterhalb der Adressbuch Liste und dem Kästchen (Löschen):
- Links oben: Kästchen (Hinzufügen): siehe Kontakt hinzufügen
- Mitte oben: Kästchen VCard hinzufügen
- Rechts oben: Kästchen Kontakte importieren
- Links unten: Kästchen Alt. CSV Import
- Rechts unten: Kästchen Kontakte exportieren
Adressbuch Einstellungen
Hier können Sie die
Einstellungen für die Anwendung
Adressbuch verändern, falls einzelne Punkte davon für Sie nicht zugängig oder nicht vorhanden sind, könnte dies an Ihren
Zugriffsrecht liegen.
Wenden Sie sich dann bitte an Ihren Systemadministrator.
Es erscheint eine Tabelle mit verschiedenen Feldern, unterteilt in
5 Bereiche:
- persönlich
- geschäftlich
- Home
- Extra Telefonnummern
- Andere Felder
Wenn Sie das Kästchen hinter dem jeweiligen Begriff (abhaken), erscheint dieses Feld in der Adressliste der
Adressbuch Startseite, bei einem (leeren Kästchen) [] erscheint der Begriff nicht in der Liste.
Unterhalb dieser Liste befinden sich noch (Andere Einstellungen):
- Standardfilter: sie können wählen zwischen
- (alle anzeigen)
- (nur eigene)
- privat
- (leeres Kästchen) []: Geburtstags-Mahner auf der Startseite
anzeigen: Wenn Sie das Kästchen (abhaken), erhalten Sie auf Ihrer
Startseite (Home) bei Ihrer Anmeldung eine Geburtstags-Warnung.
Natürlich nur für die Kontake, bei denen Sie einen Geburtstag angegeben
haben.
- Standard-Kategorie: Sie können entweder eine spezielle Kategorie auswählen oder (alle), diese Voreinstellung wirkt sich dann z.B. auf der Adressbuch Startseite bei Kontakt suchen beim Auswahlkriterium für die Kategorie aus, d.h. ist dort voreingestellt.
- (leeres Kästchen): Standard-Kategorie automatisch speichern: Wenn Sie das Kästchen (abhaken), wird die aktuelle Kategorie auf der Adressbuch Startseite automatisch als Standard-Kategorie gespeichert.
Kontakt hinzufügen
Damit wird ein komplett neuer leerer Datensatz angelegt und Sie befinden sich direkt im
Kontakt editieren Modus.
Erst wenn Sie den Datensatz (speichern) werden Sie als
Datensatz Eigentuemer eingetragen.
E-mail Absender zum Adressbuch hinzufügen
Um eine Email Adresse zum Adressbuch hinzuzufügen, können Sie
- bei einem bestehenden Kontakt, einfach über Kontakt editieren das Feld für die Email Adresse ausfüllen und die Datei (speichern)
- für einen neuen Kontakt-Eintrag
- über Kontakt hinzufügen den neuen Kontakt anlegen, alle wichtigen Daten eintragen und dann (speichern)
- im Nachrichten lesen auf das Symbol
hinter dem Namen des Sender oder Empfängers clicken - Sie landen im Kontakt anzeigen. Es wurde automatisch ein neuer Kontakt angelegt der als privat gekennzeichnet wurde und Sie als Datensatz Eigentuemer anzeigt.
Um eine VCard zum Adressbuch hinzuzufügen, verwenden Sie die Funktion
VCard hinzufügen.
Kontakt editieren
Es erscheint eine Tabelle mit allen Kontaktdaten, diese ist in
verschiedene Bereiche unterteilt und kann entsprechend ausgefüllt
werden.
Einige der vorhandenen Daten können auch von anderen Anwendungen des
EGroupWare (wie z.B.
E-Mail)
oder externen Schnittstellen (z.B. Telefon-Direktwahl) verwendet werden
oder man kann z.B. durch clicken auf die Internetadresse sich diese
direkt anzeigen lassen.
- persönlich: Hier können alle persönlichen Daten eingetragen
werden. Im folgenden sind nur einige der vorhanden Felder aufgeführt,
wie z.B.
- geschäftlich: Hier können alle geschäftlichen Daten eingetragen
werden. Im folgenden sind wieder nur einige der vorhanden Felder
aufgeführt, wie z.B.
- Firmenname
- geschäftl. Email
- Telefonnummer
- Home: Hier können alle privaten Daten des Kontaktes eingetragen werden, wie z.B.
- private Email
- private Adresse
- private Telefonnummer
- Notizen: hier können Sie Notizen zum Kontakt eintragen, dieses Feld erscheint in der Übersicht bei Kontakt anzeigen
- privat: Kästchen zum abhaken [], wenn der Kontakt privat ist. Dies wirkt sich als Filter aus, z.B. bei Kontakt suchen
- Kategorie:
hier können Sie eine der vorgegebenen Kategorien auswählen und so Ihre
Kontaktdaten strukturieren bzw. kennzeichnen. Dementsprechend können
Sie bei Kontakt suchen nach den Kategorien auswählen.
- erstellt von: zeigt an, wer den Datensatz ertellt hat. Er/sie wird auch z.B. bei Kontakt anzeigen als Datensatz Eigentuemer bezeichnet.
Unterhalb der Tabelle befinden sich dann 3 Kästchen (von links nach rechts):
- [Speichern]: Erst wenn Sie diesen Button anclicken, wird Ihr
Datensatz gespeichert. Wenn Sie nicht speichern gehen Ihre Einträge
"verloren"
- [Abbruch]: Wenn Sie diesen Button anclicken, werden Ihre
Änderungen nicht gespeichert, sondern die ursprünglichen Daten werden
wieder hergestellt.
- [Löschen]: Diese Funktion entspricht dem Kontakt löschen aus der Adressbuch Startseite. Wenn Sie diesen Button anclicken, erfolgt eine weitere Abfrage, ob Sie den Eintrag wirklich löschen wollen:
- [Ja]: Der Kontakt wird gelöscht und Sie kehren zur Adressbuch Startseite zurück
- [Nein]: Der Kontakt wird nicht gelöscht und auch nicht
gespeichert, sondern die ursprünglichen Daten werden wieder
hergestellt, wie bei [Abbruch] vorher und Sie kehren ebenfalls zur Adressbuch Startseite
Kontakte exportieren
Hiermit können alle z.B. mit
Kontakt markieren
ausgewählten Kontakte in einem vorgegebenen Format exportiert werden,
um einen Datenaustausch mit anderen Programmen oder Anwendungen zu
ermöglichen.
Genaueres fehlt noch!!!
Zugriff gewähren
Sie können bei
Einstellungen das
Zugriffsrecht entsprechend Ihren Wünschen für die verschiedenen Anwendungen (wie z.B.
Adressbuch,
E-Mail,
InfoLog,
Kalender ...) unabhängig voneinander setzten, sofern Sie selbst dazu das notwendige
Zugriffsrecht haben. Andernfalls wenden Sie sich am besten an Ihren Systemadministrator.
Prinzipiell können Sie unabhänig voneinander Zugriff gewähren an:
- Gruppen: hier können Sie für eine komplette Benutzer-Gruppe Zugriffrechte setzten
- Benutzer: hier können Sie für jeden Benutzer einzeln Zugriffsrechte einstellen
Es gibt verschiedene Bereiche für die Sie Zugriff gewähren oder verweigern können:
- lesen
- hinzufügen
- editieren
- löschen
- privat
Ein (Haken) in dem entsprechenden Kästchen heißt, dass der Zugriff
gewährt ist und ein (leeres Kästchen) [], dass kein Zugriff gewährt
wird.
Kontakte importieren
Hiermit können Daten importiert werden, um einen Datenaustausch mit anderen Programmen oder Anwendungen zu ermöglichen.
Dafür ist ein bestimmtes Format der Daten notwendig, d.h. Die Daten von Ihrer Datei müssen in diesem Format aufbereitet sein.
Genaueres fehlt noch!!!
Kontakt ausdrucken
Es gibt keine direkte Funktion bei
EGroupWare, um einen Kontakt auszudrucken. Aber Sie können entweder Ihre
Kontakte exportieren und danach mit einem entsprechenden Programm (das das exportierte Format unterstützt) ausdrucken. Oder Sie gehen auf
Kontakt anzeigen und drucken den Kontakt bzw. die komplette Seite über die Druckfunktion Ihres Browsers aus.
Kontakt suchen
Kontakt suchen bzw. auswählen:
Es existieren 3 verschiedene Auswahlkriterien, die alle 3 verknüpfbar sind.
Sobald Sie den [Suchen]-Button anclicken/bestätigen, erscheint eine Liste der ausgewählten Adressen.
- Links: Kategorie auswählen:
- alle = gesamtes Adressbuch
- Kategorie = (z.B. Kunde, Marketing-Abteilung, Vertriebsgebiet NRW ...)
- Mitte: Kontakt suchen
nach (Text / Personen-Daten) : Hier kann man unspezifisch nach einem
Text aus den Adressdaten suchen, wie beispielsweise ein Name (z.B.
Müller), eine Stadt (z.B. Frankfurt) oder ein Teil einer Telefonnummer
(z.B. +49 (631) 316). Dabei werden alle!!! Felder aus dem Adressbuch
untersucht und angezeigt, wenn irgendwo der gewählte Text vorkommt.
- Rechts: Filter auswählen: Auswahlfenster mit 3 Möglichkeiten:
- alle anzeigen: zeigt alle Adressen aus dem Adressbuch an
- nur eigene: zeigt nur Adressen an, die von Ihnen selbst erstellt wurden, d.h. bei denen Sie als Datensatz Eigentuemer oder erstellt von stehen.
- nur private: zeigt nur Ihre privaten Adressen an, d.h. Adressen, die als Zugriffsrecht mit privat gekennzeichnet sind und bei denen Sie selbst der Datensatz Eigentuemer sind.
maxi/Email - email\Adress
