Tipps und Tricks

Einleitung

Dieser Abschnitt ist für die Benutzer und Verwalter gedacht, die mit der grundsätzlichen Bedienung der Groupware vertraut sind. Die hier dargestellten Artikel gehen nicht auf die Grundlagen der Bedienung ein, sondern sie bieten weitergehende Informationen zur Groupware, um deren Leistungsumfang vollständig zu nutzen.

Adressbuch : Kontakthistorie anlegen

Wie kann ich zu einem Kontakt eine Kontakthistorie anlegen? Wie gehe ich am besten vor?

Zunächst empfielt es sich, eine Kategorie (z.B. Kontakthistorie) mit Unterkategorien (Aufgaben, Dokumente, Gespräche) anzulegen.

Dann wird der gewünschte Kontakt gesucht und mit dem Klick auf das Lupensymbol angezeigt. Unter der Zusammenfassung für den Kontakt wählt man im Abschnitt Infolog, was für einen Eintrag man der Kontakthistorie hinzufügen möchte, Auftrag, Gespräch oder Dokument.

Um ein Dokument der Historie hinzuzufügen, klickt man dann im Abschnitt Infolog auf das Symbol Notiz. Im folgenden Dialog wählt man als Kategorie dann  Kontakthistorie und als Unterkategorie Dokument.

Das Eingabefeld Titel beschreibt dann die Überschrift für diesen Eintrag.

Man klickt nun auf "Verknüpfungen" und dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen". Suchen Sie nun die anzuhängende Datei und klicken dann auf "Hochladen". Die Datei wird dann an den Server übertragen. Nun können Sie noch einen Kommentar für diese Datei angeben. Klicken Sie nun auf "Anhängen", um die Datei mit der Adresse zu verbinden.

Im unteren Bereich können Sie unter "Startdatum" ein Datum für die Wiedervorlage auswählen oder den Status auf "Erledigt" setzen, damit dieser Eintrag im Normalen Infolog nicht angezeigt wird.

Kalender: Resourcen-Planer einrichten

Sie vermissen bei Groupware4All einen Resourcenplaner, um zum Beispiel die Belegung von Kraftfahrzeugen udgl. zu planen?

Verwenden Sie doch einfach den Kalender hierzu. Lassen Sie sich von Systemverwalter für jede zu planende Resource einen Benutzer mit einer eindeutigen Kennzeichnung (für Autos z.B. das KfZ-Kennzeichen) anlegen. Für diesen Benutzer können Sie dann Termine vergeben, die dann auch in der Frei/Belegt-Übersicht erscheinen. So haben SIe auf einfache Weise einen Resourcen-Kalender geschaffen.