Wissensdatenbenk

Wissensdatenbank

Einleitung

In der Wissensdatenbank können Benutzer Fragen und die dazugehörigen Antworten abspeichern. So kann mit der Zeit ein großes Wissensarchiv geschaffen werden das Mitarbeitern bei Problemen hilft oder für den Support für Kunden eingesetzt wird (z.B. in Verbindung mit dem Trouble Ticket System).
Fragen können auch ohne Antwort gespeichert werden. Wenn ein anderer Benutzer die Antwort auf die Frage kennt kann er dann die Antwort verfassen.

Konfiguration der Anwendung

Die Konfiguration dieser Anwendung ist sehr einfach. Man kann nur auswählen, ob HTML Befehle erlaubt sind oder nicht. Es ist sicherer HTML Befehle ausgeschaltet zu lassen, sind die eGroupWare Benutzer aber alle vertrauenswürdig macht es sind die Option zu aktivieren. Dann können zum Beispiel Bilder in Antworten eingebunden werden.

Fragen Ansehen

Nach dem Klick auf das Wissensdatenbank Icon wird eine Liste aller Fragen mit Antworten angezeigt. Hier kann auch nach Kategorien gefiltert werden oder die Suchfunktion benutzt werden. Es gibt auch eine Auswahlbox in der man auswählen kann ob beantwortete (Answered) oder offene (Open) Fragen angezeigt werden. Um sich eine Frage samt Antwort genauer anzeigen zu lassen klickt man auf das "Anzeigen" Symbol in der letzten Spalte der Tabelle.

Frage anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einer Frage angezeigt, der komplette Antworttext, die Beurteilung, Kommentare und die zugehörige URL falls vorhanden. Die Beurteilungsfunktion wird genutzt um Benutzern anzuzeigen wie hilfreich die Antwort ist.
Kommentare können auch sehr hilfreich sein, wenn z.B. eine Antwort nicht sehr Detailreich ist können andere Nutzer sie ergänzen.

Antwort hinzufügen

Der einfachste Weg eine Antwort zu einer offenen Frage hinzuzufügen ist in Liste der Fragen die offenen Fragen zu zeigen und dann auf die Frage zu klicken, die man beantworten möchte.
Es müssen fünf Felder ausgefüllt werden:
Frage: Die komplette Frage, wenn man eine offene Frage beantwortet ist dieses Feld bereits ausgefüllt.
Schlüsselwort: Hier lassen sich zusätzliche Schlüsselwörter eintragen die bei der Suche helfen sollen.
Kategorie: Eine Liste der verfügbaren Kategorien. Wenn man eine Frage einer Kategorie zuordnet kann in der Fragen Ansicht ein Filter benutzt werden und alle Einträge für eine Kategorie werden angezeigt.
URL: Hier kann ein Link zu einer Seite mit mehr Informationen z.B. im Wiki oder auf einer anderen Website eingetragen werden. Es ist auch denkbar einen Link zu einem Bild einzutragen, falls HTML deaktiviert ist, oder ein Link zu einem Patch oder einer Anwendung.
Text: Der Antworttext. Wenn HTML aktiviert ist, ist dies das Feld in dem HTML Code benutzt werden kann.

Möchte man eine neue Frage inklusive Antwort einfügen sollte man den Link Antwort hinzufügen im Menü benutzen. Das Feld Frage ist dann nicht ausgefüllt und muss vom Benutzer selbst ausgefüllt werden. Es sollte aber vorher überprüft werden ob nicht bereits eine offene Frage zu dem Thema existiert.

Frage hinzufügen

Möchte man eine Frage ohne Antwort hinzufügen muss man den Link "Frage hinzufügen" im Menü aufrufen. Es erscheint dann eine Liste offener Fragen und ein Textfeld in das man die Frage eingibt. Nach der Eingabe wird die Frage mit Klick auf "Hinzufügen" gespeichert.